10 Team Building Tips To Take Your Team From Great to Extraordinary

Whether you are an organisation, or a professional responsible for facilitating the team building process of a team or group, the following tips are ensured to give you some new ideas on how to accelerate your team building initiatives:

Follow these 10 tips and become a team of office superheroes

1. Create Common Vision

A common vision for all team members is essential for team building and organisational success. Spend time visioning as a team – what you want to create and where you want to go. This visioning time should also enable you to celebrate your current successes!

Ask Yourself: How clear is our vision? Do all team members hold the same vision?

2. Develop Common Goals

Ensure that your organisational/project and program goals are understood and supported by all team members. All team members need to understand how their efforts are feeding into the larger objectives.

Ask Yourself: Do all team members know what role they play in supporting our larger team/organisational goals? Is everyone clear on what those goals are?

3. Clarify Roles and Responsibilities

One of the main challenges for organisations and groups to move ahead to where they really want to be is due to a lack of clarity on individual roles and responsibilities. Clarifying these roles can help in supporting and achieving your common vision and goals.

Ask yourself: “How clear is our staff in understanding their specific roles? Their specific responsibilities? Where do roles and responsibilities overlap between individual team members? Where do roles and responsibilities overlap with other departments.

4. Ensure Management Support

Supervisors and managers play a key role in “keeping the learning alive”. Ensure that supervisors, managers and owners are following up with staff regarding what their needs are, and how team building efforts can be enhanced. Managers also play a key role in ensuring that the learning from team building initiatives is brought back to the office.

Ask yourself: What systems do we currently have in place to ensure that the learning is sustained? Can we discuss this in staff meetings? Do we have a coaching program in place?

5. Use Engaging Exercises

Team building can be fun and challenging, supporting teams to reach their highest potential. Ensure that participants are engaged and challenged through the process. Consider bringing in an experienced external facilitator to support your efforts, and even run a train-the-trainer program with your staff.

Ask Yourself: What types of activities or exercises would work best for our team members? What are the topics of relevance for them?

6. Take it out of the Office

Holding team building sessions in the office can be disruptive and distracting. The lure of email, voice mail and urgent items often take precedence to a full team in-office experience. Reduce everyday distractions by holding team building sessions outside of the office.

Ask Yourself: What type of environment would our staff team benefit from? Some organisations prefer a more “corporate” formal team building session, while others embrace nature and the outdoors.

7. Create An Action Plan

Create an action plan to make the team building part of your everyday work or life. Often retreat days or team building programs have few links with everyday business or organisational objectives. Ensure that when designing the program you create links to the organisation or to everyday life so that participants can “bring the learning home”. This can be done by building into the program formal action planning time, and having managers follow up during regular staff meetings. Coaching can be leveraged to keep the “learning alive” after team building events. Research whether individual, team or group coaching will work best for your organisation.

Ask Yourself: What can we do to support and sustain individual and team action planning? What current systems do we have to revisit the action plans? Some examples may include staff meetings, manager check-ins, internal/external coaching.

8. Spend time learning what your team members need

Creating a group or organisational context where communication is open, and individual team members feel comfortable bringing their needs up, will make teambuilding efforts more focused and productive.

Find out exactly what team members are looking for to enhance their work and efforts before the team building event. This can be done by the facilitator and/or the team building committee, through email questionnaires, focus groups, or individual meetings.

One of the most common pitfalls of team building initiatives is that it does not match the needs of the team. Ensure you invest enough time before the event itself to assess what team members really want.

Ask Yourself: What are the top three priorities for our team members? What is the best way to find this out from individual members?

9. Keep it regular

Once a year team building programs can do a lot for boosting morale on the short-term, but ask yourself, “What would it be like if we did something more often?”. Imagine the results!

Using the same facilitator over successive programs can often give added traction to the event. Trust and understanding of the team is usually higher each successive event, when using the same facilitator.

Ask Yourself: What amount of time can we commit to team building efforts in our organisation this year? What will that look like?

10. Have Fun!

Most importantly, team building initiatives should be fun and engaging for all staff members. They should be relevant and meaningful for the team. Design with the facilitator(s) what structure and topics will give your team the most leverage.

Ask Yourself: What would fun look like for us, given our organisational culture and philosophy?

Look to integrate some of these ideas and systems into your next team building initiative, whether it is a retreat, team coaching, or a workshop, to build a more extraordinary, sustained, productive team.

Copyright – Jennifer Britton. All Rights Reserved.
For more information, please visit us at: The “Biz” Toolkit Blog: http://biztoolkit.blogspot.com
Team Coaching: http://www.groupcoachingessentials.com/pages/team-coaching
Email: jennifer@potentialsrealized.com

klik imej untuk paparan sebenar

Kecewa layanan segelintir penjawat awam

SAYA ingin mengutarakan rasa kesal dengan perkhidmatan yang diberikan segelintir kakitangan kerajaan sedangkan mereka hakikatnya adalah duta kecil negara yang perlu berhadapan dengan masyarakat setiap hari.

Baru-baru ini saya ada berurusan dengan satu organisasi kerajaan. Setelah beberapa kali cuba menghubungi mereka, panggilan saya akhirnya dijawab. Itupun terpaksa menunggu dalam tempoh yang lama untuk diangkat.

Bukan setakat kakitangan bertugas berkenaan menjawab seperti tiada tenaga malah soalan yang diajukan dilayan seperti acuh tak acuh.

Apa-apa pun, terima kasih atas usaha menjawab dan menyelesaikan masalah saya walaupun saya terpaksa menunggu lama di talian.

Oleh kerana kakitangan berkenaan tidak dapat menjawab soalan yang saya ajukan, dia meminta izin untuk saya menunggu di talian, sambil dia merujuk kepada individu yang sepatutnya.

Berasa seperti tiada etika yang diamalkan apabila semasa menunggu itu saya dapat mendengar kakitangan lain di situ berborak tentang hal percutian, makanan dan rumah tangga sambil diiringi gelak ketawa yang kuat.

Walaupun saya di hujung talian tetapi suara mereka sangat jelas menyebabkan setiap butir perbualan mereka ‘dinikmati’ saya yang jauh ini.

Bukan itu sahaja, saya juga dapat mendengar deringan telefon lain yang dibiarkan begitu lama dan kejadian itu berlaku banyak kali.

Sementara mereka berbual, apa salahnya mereka mengambil alih tugas rakan yang sibuk menguruskan masalah saya dengan menjawab panggilan telefon berkenaan.

Bukanlah niat saya untuk menuding jari menyatakan kes ini berlaku di setiap jabatan dan agensi sektor kerajaan. Walaupun kes ini hanya melibatkan segelintir penjawat awam, situasi berkenaan tetap menjengkelkan orang ramai dan boleh menjatuhkan imej kakitangan kerajaan keseluruhannya.

Saya ingin memohon, kalau nak berbual sekalipun, janganlah sampai melupakan tanggungjawab yang diamanahkan. Begitu juga dengan kawalan ‘kekecohan’ yang dirasa perlu dibuat ketika waktu pejabat, lebih-lebih lagi bila berhampiran dengan telefon.

Manalah tahu apa yang dibincangkan tu berkaitan urusan rahsia negara. Bahaya tu!

AZIZI DAIN

Kota Tinggi, Johor

Utusan Malaysia Online

Pengambilan 25,000 penjawat awam kekal

ALI HAMSA menyampaikan Anugerah Felo kepada Sulaiman Mahbob pada Istiadat Penganugerahan Diploma Pengurusan Awam (DPA) dan Felo Institut Tadbiran Awam Negara (Intan) di Putrajaya, semalam. Turut menyaksikan ialah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam, Tan Sri Mohamad Zabidi Zainal (kiri). 

PUTRAJAYA 9 Mac – Pengambilan 25,000 penjawat awam baharu setiap tahun bagi menggantikan mereka yang bersara diteruskan, kata Ketua Setiausaha Negara (KSN), Tan Sri Dr. Ali Hamsa.

Beliau berkata, ia selaras dengan polisi kerajaan untuk mengekalkan jumlah 1.61 juta penjawat awam bagi disesuaikan dengan bilangan 30 juta penduduk ketika ini.

“Setiap tahun 25,000 penjawat awam menamatkan perkhidmatan kerana bersara dan mereka ini perlu diganti dengan jumlah yang sama melalui pengambilan baharu daripada luar,” katanya mengulas pekeliling dikeluarkan Perbendaharaan Malaysia semalam bertajuk ‘Garis Panduan Langkah-Langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan’.

Pekeliling itu antara lain menyebut mengenai membekukan pengambilan perjawatan baharu, memperketat bayaran elaun lebih masa dan pemotongan elaun keraian menteri dan timbalan menteri sebanyak 10 peratus berkuat kuasa awal bulan ini.

Bercakap pada sidang akhbar selepas Istiadat Penganugerahan Diploma Pengurusan Awam (DPA) dan Felo Institut Tadbiran Awam Negara (Intan) di sini hari ini, Ali menjelaskan pengambilan baharu yang tidak dibenarkan ialah apabila wujud keperluan menubuhkan agensi baharu.

“Kita boleh tubuhkan tetapi menjadi tanggungjawab JPA (Jabatan Perkhidmatan Awam) dan kementerian mencari kakitangan dengan melantik mereka secara penugasan semula daripada kakitangan sedia ada, sama ada daripada dalam kementerian atau kementerian lain.

“Mungkin ada tugas-tugas tertentu agensi telah lapuk atau kepentingannya telah berkurang yang mungkin patut kita tutup atau kurangkan pekerja dan mereka inilah kita perlu tempatkan ke perjawatan di agensi baharu yang diwujudkan itu,” katanya.

Berhubung pemotongan elaun keraian 10 peratus itu, Ali berkata, perkara tersebut dipersetujui dalam mesyuarat Jemaah Menteri yang lalu, dan ia hanya melibatkan anggota pentadbiran, bukan perkhidmatan awam.

Mengenai penangguhan pelaksanaan dasar berkursus tujuh hari setahun bagi anggota perkhidmatan awam, beliau berkata, ia merupakan satu langkah penjimatan oleh kerajaan dan berkuat kuasa untuk tahun ini sahaja.

“Walaupun tidak lagi diwajibkan, kementerian dan agensi digalakkan untuk menganjurkan latihan secara dalaman sebagai usaha menambah baik perkhidmatan awam dan keupayaan penjawat awam sendiri,” katanya.

Dalam pada itu, Ali berkata, kerajaan merancang melantik pegawai PTD berusia awal 40-an ke jawatan tertinggi dalam pentadbiran awam seperti timbalan ketua setiausaha dalam tempoh lebih cepat (fast track) berdasarkan kecemerlangan perkhidmatan yang diberikan.

Beliau berkata, walaupun usia masih menjadi faktor diambil kira dalam lantikan ke jawatan penting, namun peredaran masa menuntut PTD yang menyerlah, mempunyai bakat dan memiliki ciri-ciri kepimpinan diberikan tanggungjawab lebih penting selaras dengan kemampuan dan pencapaian masing-masing.

“Perkara ini akan dibincang lebih lanjut bersama Jabatan Perkhidmatan Awam dan Kementerian Kewangan,” katanya, sambil menambah jawatan tersebut kebiasaannya diisi mereka berumur 50 tahun ke atas.

Pada majlis itu, bekas Ketua Pengarah Unit Perancang Ekonomi (EPU), Tan Sri Dr. Sulaiman Mahbob diumumkan sebagai penerima Anugerah Felo Intan Ke-27.

Utusan Malaysia Online

Conventional Leadership vs Blue Ocean Leadership

klik imej untuk paparan saiz sebenar

extract from : http://www.blueoceanstrategy.com

Lawatan Penandaarasan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)

Selepas berjaya memperoleh pensijilan Amalan 5S Sektor Awam daripada MPC pada 2011, INTURA kini sedang berusaha ke arah pensijilan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) daripada Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU). EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di Malaysia.

            Beberapa program telah diadakan ke arah pelaksanaan EKSA di INTURA, antaranya majlis pelancaran, gotong-royong, dan lawatan penandaarasan. Lawatan Penandaarasan EKSA ke Institut Aminudin Baki (IAB) Cawangan Utara, Jitra, Kedah telah diadakan pada 6 Mac 2015. Tujuan utama lawatan ini adalah untuk meninjau dan berkongsi idea mengenai pelaksanaan amalan EKSA di IAB Cawangan Utara.

            Lawatan penandaarasan ini diketuai oleh Pn. Aishah Musa selaku Penyelaras  EKSA INTURA bersama 30 orang warga INTURA. Sesi taklimat dan perbincangan telah dikendalikan oleh En. Faudzi Saad, Ketua Jabatan Pengurusan Kualiti dan Inovasi, IAB. Seterusnya para peserta dibawa melawat ke sekitar bahagian dan unit di IAB untuk melihat amalan pelaksanaan EKSA di situ.

            Diharapkan dengan lawatan ini para peserta dapat  menimba sedikit sebanyak pengalaman dan pengetahuan dalam usaha pelaksanaan EKSA di INTURA dan seterusnya berjaya memperoleh pensijilan EKSA.

klik imej untuk paparan sebenar